TIETOSUOJASELOSTE
1. Rekisterinpitäjä
Maire Lisko Säätiö sr
Y-tunnus: 1601024-6
Postiosoite: Kalevantulentie 11, c/o Sauli Marttila
2. Rekisterin nimi ja yhteyshenkilö
Rekisterin nimi: Maire Lisko Säätiön apurahajärjestelmä.
Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö:
Hallituksen puheenjohtaja Sauli Marttila
Sähköposti: sauli.marttila@elisanet.fi
Puhelin: 044 997 1466
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietoja käytetään apurahahakemusten ja myönnettyjen apurahojen käsittelyyn,
maksatukseen, seurantaan sekä yhteydenpitoon. Tietoja käytetään myös sähköisen
palvelun toiminnan seurantaan ja kehittämiseen. Rekisteriin tallennetaan hakemuksissa
annetut tiedot, maksatustiedot sekä hankkeiden edistymis- ja loppuraportit.
Järjestelmään kerätään yhteystietoja hakijasta ja työryhmän jäsenistä. Hakija voi nimetä
myös suosittelijoita, joiden tiedot tallennetaan. Lisäksi kerätään teknisiä lokitietoja ja
järjestelmän sisäistä viestintää. Käsittely perustuu hakijan suostumukseen,
rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun sekä myönnettyjen apurahojen osalta lakisääteisten
velvoitteiden noudattamiseen. Tietojen antaminen on edellytys hakemuksen käsittelylle.
4. Henkilötietojen vastaanottajaryhmät
Henkilötietoja käsittelevät säätiön hallitus, säätiön nimeämät arvioijat, tekninen tuki,
kirjanpidosta ja maksatuksesta huolehtivat henkilöt sekä tilintarkastajat. Tietoja
luovutetaan vain siinä laajuudessa kuin se on tehtävän hoidon kannalta välttämätöntä.
5. Rekisterin suojaus
Rekisterin käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Pääkäyttäjä
hallinnoi käyttöoikeustasoja. Järjestelmä toimii suojatun SSL-yhteyden kautta. Tiedot on
tallennettu tietokantoihin, jotka on suojattu teknisin menetelmin. Pilvipalvelun palvelimet
sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa.
6. Henkilötietojen säilytysaika
- Käyttäjätunnukset: Poistetaan, jos ne ovat olleet käyttämättä yli 3 vuotta eikä
käyttäjällä ole aktiivisia hakemuksia. - Keskeneräiset hakemukset: Säätiö poistaa nämä viimeistään 12 kuukauden
kuluessa haun päättymisestä. - Arviointitiedot: Poistetaan vuoden kuluessa myöntövuoden päättymisestä.
- Kielteiset hakemukset: Poistetaan tai anonymisoidaan 2 vuoden kuluessa
hakuvuoden päättymisestä. - Hakemusten liitteet: Poistetaan 2 vuoden kuluessa myöntövuoden päättymisestä.
- Maksatustiedot (henkilötunnukset ja tilinumerot): Poistetaan 2 vuoden kuluessa
loppuraportin hyväksymisestä. - Myönnettyjen apurahojen keskeiset tiedot: (Saaja, tarkoitus, summa) sekä
loppuselvitykset säilytetään pitkäaikaisesti säätiön arkistointitarpeen vuoksi.
7. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus päästä näkemään omat tietonsa järjestelmän kautta (esikatselu
ja asetukset). Rekisteröidyllä on oikeus ja velvollisuus korjata virheelliset tiedot.
Tarkastusoikeus ei ulotu hakemusten sisäisiin arviointitietoihin eikä tilastollisiin tietoihin.
Rekisteröidyllä on oikeus siirtää omat hakemustietonsa PDF-muodossa itselleen.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun
toimisto), mikäli hän katsoo, että henkilötietoja on käsitelty virheellisesti.
8. Tietojen luovutus
- Mela: Tiedot luovutetaan Maatalousyrittäjien eläkelaitokselle lakisääteisten rajojen
täyttyessä. - Verohallinto: Tiedot maksetuista apurahoista luovutetaan vuosittain
veroviranomaiselle. - Julkisuus: Myönnettyjen apurahojen saajat, summat ja hankkeiden tiivistelmät
voidaan julkaista säätiön verkkosivuilla ja vuosikertomuksessa. - Muut myöntäjät: Säätiö voi vaihtaa tarpeellisia tietoja muiden apurahamyöntäjien
kanssa päällekkäisen rahoituksen välttämiseksi. - Siirrot: Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Tietoja ei käytetä
automaattiseen päätöksentekoon.